Назначение
«Логобит Табель» — служебный модуль для учета рабочего времени, штатной укомплектованности и фонда заработной платы по объектам компании.
Система предназначена для компаний, где учет ведется не только по сотрудникам, но и по объектам: с отдельными штатными позициями, графиками, вакансиями, подработчиками, табелями, отчетными периодами и ответственными пользователями.
Модуль объединяет в одном контуре:
- учет сотрудников по объектам;
- ведение штатных позиций;
- контроль вакансий и укомплектованности;
- формирование графиков работы;
- заполнение табеля;
- расчет планового и фактического ФЗП;
- закрытие отчетного периода;
- согласование отклонений;
- подготовку отчетов и аналитики.
Основная единица учета — объект.
Основной учетный период — календарный месяц.
Пользователи
В системе предусмотрены роли:
- менеджер объекта;
- экономист по зарплате;
- групповой менеджер;
- руководитель / директор.
Каждая роль работает только в пределах своей зоны ответственности.
Менеджер объекта ведет данные по своему объекту, заполняет табель и закрывает период.
Экономист контролирует штатные позиции, периоды, отчеты и ФЗП по всем объектам.
Групповой менеджер согласовывает отчеты с превышением фактического ФЗП над плановым.
Руководитель использует аналитику для контроля отклонений, укомплектованности и затрат.
Основные сущности
Система работает со следующими объектами учета:
- объект;
- сотрудник;
- подработчик;
- штатная позиция;
- вакансия;
- табель;
- строка табеля;
- отчетный период;
- отчет по объекту;
- справочные данные;
- пользователь и роль.
Эти сущности связаны между собой. Данные по сотрудникам, штатным позициям, графикам, табелю и отчетам формируют единую цепочку учета.
Логика работы
В начале отчетного периода система использует штатное расписание и графики штатных позиций для формирования плановых часов.
Табель изначально показывает менеджеру объекта не пустые ячейки, а плановые часы по графику. Эти значения отображаются в приглушенном виде.
Менеджер объекта подтверждает плановое значение либо заменяет его фактическими часами или буквенным обозначением отсутствия. После подтверждения значение становится фактическим.
Система учитывает производственный календарь Российской Федерации и визуально выделяет выходные и праздничные дни.
После заполнения табеля менеджер объекта закрывает период по объекту. Система автоматически формирует итоговый отчет по времени и денежным показателям.
Расчет ФЗП
Система рассчитывает:
- плановый ФЗП объекта по штатным позициям;
- фактический ФЗП по данным табеля;
- отклонение фактического ФЗП от планового.
Если фактический ФЗП не превышает плановый, отчет может быть направлен экономисту.
Если фактический ФЗП превышает плановый, система блокирует прямую отправку экономисту и направляет отчет на согласование групповому менеджеру.
Отдельно учитывается работа сотрудников с графиком 5/2 в выходные и нерабочие праздничные дни. Такие часы включаются в фактический ФЗП и рассчитываются по правилам повышенной оплаты.
Табель
Табель включает:
- активных сотрудников;
- подработчиков;
- вакансии.
В табеле фиксируются:
- часы по дням;
- статусы отсутствий;
- итоги по строкам;
- итоги по группам;
- общий итог за период.
Система поддерживает:
- ручной ввод;
- заполнение по графику;
- автозаполнение;
- копирование данных из прошлого периода;
- контроль полноты заполнения;
- блокировку недопустимых действий.
Запрещаются действия вне прав пользователя, ввод в будущие даты, изменение закрытого периода и некорректное редактирование вакансий.
Отчетный период
Отчетный период имеет управляемый статус.
Минимальные состояния:
- открыт для работы;
- закрыт менеджером объекта;
- на проверке;
- возвращен в работу;
- закрыт экономистом.
После закрытия периода менеджером объекта редактирование ограничивается. После окончательного закрытия экономистом данные периода недоступны для изменения.
Отчеты
По каждому объекту формируется итоговый отчет за период.
Отчет содержит:
- сотрудников;
- подработчиков;
- вакансии;
- фактически отработанное время;
- расчет сумм по сотрудникам;
- плановый ФЗП;
- фактический ФЗП;
- отклонение факт / план;
- статус маршрута согласования.
Отчет проходит маршрут:
- формирование после закрытия периода менеджером объекта;
- согласование групповым менеджером при превышении ФЗП;
- проверка экономистом;
- утверждение или возврат на доработку.
Реестр отчетов
Для экономиста предусмотрен реестр отчетов за период.
В реестре отображаются все объекты, которые должны предоставить отчетность, включая объекты с отсутствующими отчетами.
По каждому объекту отображаются:
- объект;
- отчетный период;
- статус периода;
- статус отчета;
- дата закрытия периода менеджером;
- дата отправки отчета на проверку;
- необходимость согласования;
- статус согласования;
- наличие или отсутствие отчета;
- итоговый статус прохождения отчета.
Проблемные объекты и отсутствующие отчеты должны выделяться визуально.
Аналитика
Аналитика используется для управленческого контроля.
Доступные показатели:
- численность сотрудников;
- количество вакансий;
- уровень укомплектованности;
- плановый ФЗП;
- фактический ФЗП;
- отклонение факт / план;
- часы;
- проблемные объекты.
Аналитика помогает контролировать перерасход, кадровый дефицит, отчетную дисциплину и сравнивать объекты между собой.
Критерии корректной работы
Система должна обеспечивать:
- закрытие периода только после заполнения обязательных данных;
- автоматическое формирование отчета после закрытия периода менеджером объекта;
- корректный расчет планового и фактического ФЗП;
- блокировку прямой отправки отчета при превышении ФЗП;
- обязательное согласование превышения групповым менеджером;
- реестр отчетов по всем объектам;
- явное выделение отсутствующих отчетов и проблемных объектов;
- запрет редактирования после окончательного закрытия периода.